Malgré tous les avantages que nous pouvons reconnaître à l’avènement de l’ère numérique, il est maintenant bien connu que la capacité d’attention moyenne des individus s’en trouve réduite, surtout pour ceux qui consomment du contenu numérique de façon régulière et prolongée.
En quoi est-ce une problématique dans la gestion d’une copropriété, vous demanderez-vous?
La raison est simple : la communication aux copropriétaires est au cœur des activités de gestion. La problématique devient d’autant plus grande quand on réalise que la majorité des copropriétaires ne lisent pas la documentation qui leur est fournie, et qu’il devient parfois difficile d’atteindre les quorums pour des assemblées car une proportion étonnante de gens n’a pas eu conscience de la tenue d’un événement, et ce, malgré des courriels répétés et un effort considérable.
Il est donc nécessaire de prendre conscience du fait que l’être humain est dorénavant exposé à du contenu fusant de toutes parts par l’entremise de courriels, de messages textes, de réseaux sociaux et autres applications. La surexposition à des stimuli tend à créer une forme d’asphyxie par la surabondance d’information simultanée, et les fonctions cognitives s’adaptent à leur environnement, en quelque sorte, en réduisant le temps de concentration accordé à chacun de ces stimulus.
Or, des messages extrêmement importants sont à transmettre aux copropriétaires, et cette information est noyée parmi une véritable mer sensorielle et a donc beaucoup de difficulté à trouver son chemin.
Une stratégie de communication adaptée est donc requise.
L’effet de rareté
La communication individuelle par courriel demeure possiblement le meilleur outil. Mais ce qui vaut pour un individu ne vaut pas pour tous. Les courriels de masse (non sollicités) sont devenus un fléau dans notre quotidien numérique, et il est essentiel que le Syndicat ne soit pas relégué au même rang que les pourriels reçus en trop grand nombre par les copropriétaires. Si des courriels sont transmis fréquemment, contenant parfois des informations banales, ceux-ci seront relégués de facto au second plan par les récipiendaires (parfois même supprimés sans même être lus). Il faut donc réserver l’utilisation des courriels transmis à l’ensemble des copropriétaires aux cas les plus importants : avis de convocation, avis de cotisation, messages d’urgence lors de pannes ou de bris, ou encore pour des avis précis. Assurez-vous que si un courriel est transmis par le Syndicat de copropriété, celui-ci est important.
Si vous utilisez un portail ou une page Web, il est difficile d’amener les copropriétaires à s’y rendre à moins que ceux-ci n’aient un besoin précis à combler. Afficher sur un babillard numérique statique en souhaitant que les copropriétaires le visitent régulièrement est donc peu efficace.
La signalétique et l’affichage
Les communications écrites affichées dans l’immeuble sont très efficaces. Il faut cependant se montrer avare dans le texte pour capter l’attention. L’utilisation de pictogrammes ou de couleurs vives pour égayer l’affichage contribueront à capter l’attention et à agrémenter la lecture. Attention à l’orthographe! Une coquille peut miner la crédibilité d’un message instantanément, ce que l’on souhaite bien sûr éviter par-dessus tout.
Les règlements ou consignes inscrits de façon plus permanente doivent aussi suivre cette règle de parcimonie dans les mots. L’efficacité du message sera inversement proportionnelle à la longueur du texte.
Un affichage qui ne change pas perd de son attrait. Il faut donc une présence régulière à l’immeuble pour rendre ce moyen de communication performant. Si vous disposez d’un babillard électronique, vous bénéficiez d’un outil incroyable pour livrer vos messages… tant qu’on respecte la formule de parcimonie, de pertinence et d’alternance.
Et les réseaux sociaux?
De façon générale, les réseaux sociaux sont à proscrire à moins qu’un modérateur puisse être présent en tout temps, et que celui-ci est en mesure de réagir très rapidement. Malheureusement, les pages Facebook ou autres tendent à recueillir davantage les critiques que les commentaires constructifs, et l’effet pernicieux d’une communication non contrôlée peut parfois atteindre des proportions insoupçonnées. Si les administrateurs ou les gestionnaires ne sont pas en mesure d’assurer une veille quasi permanente, ce canal de communication est à éviter. L’information importante sur la copropriété n’est pas connue de tous, et les rumeurs peuvent véritablement envenimer un climat au sein d’une petite communauté comme une copropriété.
Le courrier
Postes Canada est toujours là! Le courrier demeure très efficace pour livrer un message d’une grande importance, notamment lorsque l’information a une valeur formelle, surtout si les autres canaux de communication ne parviennent pas à soutirer une réponse.
Une stratégie intégrée
Une communication efficace intègre donc plusieurs canaux, et doit respecter trois règles élémentaires mentionnées à travers le texte : 1° maintenir un effet de rareté dans les communications non sollicitées, 2° faire preuve de parcimonie dans le texte et offrir un rendu attrayant pour l’affichage statique, et 3° assurer une rotation planifiée, pertinence et élégante dans l’affichage à l’immeuble.
Si ces trois règles semblent aller de soi, force est de constater qu’elles ne sont malheureusement pas souvent respectées. Votre communication aux copropriétaires est essentielle au bon fonctionnement des opérations et contribue grandement à l’engagement dans la société en miniature qu’est votre copropriété. Voyez-y!
Publié le 5 octobre 2018 par l’Ordre des administrateurs agrées du Québec.